Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок оформления заявления на отгул в счет будущего отпуска». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Материнство – настолько особое событие в жизни женщины, что государство всячески старается защитить эту категорию трудящихся. Женщины, планирующие декрет, имеют право уйти в очередной отпуск, даже не отработав в организации положенных 6 месяцев. Такой же отпуск матери могут получить и сразу после выхода из отпуска по уходу за ребенком.
Отпуск перед или после другого отпуска
Кроме беременных и молодых матерей, право уйти в отпуск независимо от отработанного стажа предоставляется:
- их супругам;
- родственникам, если они взяли декретный отпуск вместо матери;
- сотрудникам, имеющим двоих малолетних детей, еще не достигших 14-летия;
- отцам и матерям детей-инвалидов до 18 лет.
Дополнительные выходные в счет отпуска
Для получения нескольких дней дополнительного отдыха в счёт будущего оплачиваемого ежегодного отпуска необходимо раздробить этот отпуск на несколько частей. Работодатели не всегда охотно идут на это, так как это вносит коррективы в отпуска других сотрудников.
Отгул в счёт будущего отпуска может быть представлен в двух видах:
- оплачиваемый, в соответствии с правилами оплаты отпусков.;
- неоплачиваемый. То есть начальство и работник договариваются о том, что сейчас работник отдохнёт несколько дней, а когда придёт время ежегодного отпуска, он эти дни отработает, то есть либо уйдёт попозже, либо выйдет пораньше. Такие отгулы, как правило, не оформляются. Присутствует лишь устная договорённость сторон.
Но в последнем случае, есть свои негативные стороны, и про них не стоит забывать. Это:
- несчастный случай. Например, сотрудник вышел на работу на несколько дней раньше, и с ним произошёл несчастный случай на производстве. Начальство будет привлечено к ответственности по той причине, что данный труженик должен был находиться в ежегодном отпуске, а не на работе;
- недобросовестность работодателя. Труженик должен находится на работе, а его нет. Фактически – это прогул и основание для увольнения. Этим может воспользоваться работодатель, желая избавиться от надоевшего сотрудника.
Чтобы не возникло таких ситуаций, есть 2 выхода:
- работник согласовывает с администрацией своё желание отдохнуть несколько дней. Согласование происходит посредством подачи соответствующего заявления и выпуска соответствующего приказа. На заявлении начальник структурного подразделения должен оставить свою резолюцию;
- при составлении графика отпусков на следующий год, работник может попросить внести коррективы, так как он будет брать по одному или несколько дней в течение года. Эти периоды будут внесены в график в качестве однодневных отпусков.
Если поступить по последнему сценарию, то работодатель будет обязан предоставить отпуск работнику (вне зависимости, один день или несколько). Оформление должно происходить в соответствии с оформлением отпуска. Отпускные работник должен получить в течение трёх дней.
Получить один или несколько дней в счёт будущего отпуска без проблем имеют право те работники, которые могут использовать свой ежегодный отпуск в удобное для них время. К таковым относятся:
- беременные женщины;
- мужья, если их жена находится в отпуске по беременности и родам.
Подводные камни «авансового отпуска» для работодателя
Неудивительно, что некоторые работодатели предпочитают не отступать от своего права предоставлять отпуск только вовремя. Есть определенные риски в том, что работник уходит отдыхать, не заработав этой возможности.
Главная проблема работодателей – возможность убытка вследствие переплаченных за неотработанный отдых сумм. Руководитель может столкнуться с трудностями удержания средств в случае увольнения «переотдыхавшего» сотрудника. Не всегда работник согласен на компенсацию отпускных по доброй воле, тогда как в судебном порядке истребовать эти деньги очень сложно. Закон в основном защищает интересы трудящихся, и в нормативных актах предусмотрено большое количество обстоятельств, к которым требование компенсации неприменимо, например:
- сумм, положенных к выплате перед увольнением, не хватает для покрытия долга;
- если удержание не произведено непосредственно при увольнении, придется действовать через суд или смириться с потерей денег, других законных путей для принуждения работника у работодателя нет;
- причина увольнения исключает возможность истребовать задолженность.
Особенности оформления
Выделение отгулов подчиненным, отработавшим во внеурочное время, регламентируется ТК РФ. Для того, чтобы отлучиться в планируемый день, служащему требуется зарегистрировать ходатайство о своем намерении пропустить работу в счёт текущего отпуска.
К особенности выделения отгулов в счет годового отдыха относится то, что число дней для получения отгулов не может быть более 14-ти. Продолжительность обычного отпуска равна 28 дням, и в соответствии с ТК РФ, человек обязан «отгулять» свой годовой отпуск не меньше 14 дней. Оставшиеся дни он может «разбросать» на протяжение года.
После заполнения запроса, его требуется отослать руководителю на подпись. Затем завизированный документ передается в кадровый отдел, для оформления приказа на предоставление отгула автору прошения.
Оформив приказ, кадровик передает его начальнику на утверждение и после этого шага, автора запроса знакомят с распоряжением под роспись, после чего он вправе отлучиться с учреждения в дату, которая отображена, и в запросе, и в приказе.
Если подчиненному необходимо срочно отлучиться с работы после уже «отгулянного» отпуска, то в таком варианте ему придется подать прошение на отгул за свой счет с приложением документального подтверждения о необходимости отгула.
Законодательное регулирование
По Трудовому кодексу, выходной день в счет отпуска должен оформляться с учетом многочисленных требований и правил. Поэтому работодатели и непосредственные работники разных компаний должны учитывать следующие моменты:
- ст. 114-116 ТК описывают условия, на которых предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, причем здесь указывается, что его можно разбивать на несколько частей в течение одного года;
- ст. 117-120 ТК включают сведения о том, каким образом выходят работники на отдых;
- ст. 121-126 ТК содержат информацию о том, как оплачивается и распределяется отпуск, а также приводятся правила его замены денежной компенсацией.
С помощью сведений, содержащихся в разных статьях ТК, каждый работодатель может понять, каким образом он обязан оформлять отгул в счет отпуска для своих работников.
Составление заявления на отгул
Сотрудник, который собирается оформить отгул, обязан за несколько дней до предполагаемой даты поставить своего руководителя в известность. Руководитель, в свою очередь, обязан предоставить соответствующее разрешение, выпустив приказ.
Сотрудник может написать заявление в день, когда он собирается отпроситься, однако на это должны быть веские причины. Стоит учитывать, что при таких обстоятельствах подачи заявления шансы на то, что руководство его примет, снижаются.
Если от сотрудника не поступит соответствующего заявления, он будет считаться отсутствующим на рабочем месте. Руководство имеет право квалифицировать это как прогул, который считается нарушением трудовой дисциплины. Последствие – взыскание дисциплинарного типа и даже увольнение, если подобные нарушения будут систематическими. Чтобы избежать наказания, сотрудник при возникновении такой ситуации может в течение нескольких дней после своего отсутствия на работе написать объяснительную. В ней ему потребуется указать причины отсутствия. Безусловно, пропущенное время ему нужно будет отработать.
В документе обязательно должны быть прописаны следующие моменты:
- название организации;
- данные руководителя;
- данные сотрудника.
Можно ли брать в счет неотгулянного ежегодного отдыха?
Брать ежегодный отпуск работник должен ежегодно, если же дни не использованы, то можно перенести его на следующий год.
Если же отдых не использован и в следующего году, то это уже нарушение ТК РФ для работодателя, этого допускать нельзя.
Если же такая ситуация случилась, то работник отпускные дни не теряет и может их использовать позже или получить денежную компенсацию при увольнении.
Неиспользованные дни отпуска можно взять в процессе работы. Даты их предоставления нужно согласовать с руководителем. Для этого следует подать заявление и дождаться согласия руководителя.
В интересах работодателя добиться того, чтобы отпуск работник использовал полностью, поэтому по возможности руководство идет навстречу сотрудникам.
Чтобы попросить отгулы в счет неиспользованного трудового отпуска, нужно написать заявление, в котором должны присутствовать следующие данные:
- должность и ФИО руководителя – к нему обращена просьба;
- сведения о заявителе;
- наименование документа;
- просьба предоставить выходной день с оплатой в счет неотгулянного ежегодного отпуска;
- даты, когда нужны отгулы, их количество;
- причина запроса – по возможности нужно указать уважительную и важную причину, так как по закону работодатель не обязан предоставлять оплачиваемые отгулы в счет отдыха в сроки, отличные от указанных в графике;
- подпись заявителя;
- дата составления.
Заявитель должен понимать, что попросив выходные дни с оплатой, он теряет возможность использовать трудовой отдых полностью позже.
Порядок предоставления и оформления отгула
Если сотрудник берет день отгула не за свой счет, а как часть будущего отпуска, то порядок его оформления и оплаты будет аналогичен отпускным дням.
Для того чтобы ему оформили оплачиваемый выходной день, сотруднику потребуется:
- устно согласовать данную возможность с руководством;
- в случае получения предварительного одобрения начальства подготовить заявление, согласно существующему образцу;
- передать заявление руководству для официального согласования дня отдыха.
После того как документ будет принят и завизирован начальством, далее следует официальное оформление выходного дня, предоставленного сотруднику:
- Издается приказ о предоставлении выходных дней.
- Сотрудники бухгалтерии осуществляют расчет отпускной выплаты. Она рассчитывается по такому же принципу, как и оплата основного отпуска: размер среднего ежедневного заработка умножается на количество предоставленных выходных дней. Из данной суммы вычитается НДФЛ. Оплата выходного дня в счет будущего отпуска должна быть произведена не позднее, чем за три дня до начала отгула.
- Отделом кадров вносятся необходимые коррективы в утвержденный график отпусков, информация о предоставлении выходных дней записывается в личную карточку сотрудника.
Так как процедура предоставления отгула требует соответствующего оформления со стороны бухгалтерии и отдела кадров, сотруднику необходимо передать заявление руководителю не позднее 5 дней до желаемой даты начала отдыха.
Оформление заявления на 2 отпускных дня
Возможность разбивки отпуска на части исключает необходимость в использовании работником дней с формулировкой «в счет отпуска». Он просто попросит ежегодный отпуск на нужное ему количество дней. Например, на 2, если ему требуется именно столько дней.
Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Правила оформления заявления на отпуск не зависят от того, какую длительность будет иметь та часть, о предоставлении которой просит работник. Установленной формы для такого заявления не существует, но в нем в любом случае придется отразить:
- кому адресован документ (название работодателя, должность и Ф. И. О. его руководителя);
- кем он составлен (Ф. И. О., должность, место работы работника);
- суть просьбы (о предоставлении ежегодного отпуска на необходимое работнику число дней с указанной им даты — конкретные число и дату следует привести в заявлении);
- подпись составителя и дату составления.
Правила предоставления отгулов в счет отпуска
Примеры заявления: Заявление на отпуск Заявление на отпуск При оформлении заявления на отгул в форме отпуска необходимо учитывать следующее: заявление на отпуск оформляется не позднее, чем за 14 дней до его начала, эта норма действует во всех случаях. Это означает, что для того, чтобы получить несколько дней отгулов придется либо планировать их за две недели, либо искать компромисс с руководителем, который может пойти навстречу и подписать заявление без соблюдения сроков. На какой срок может быть предоставлен? Срок предоставления отгула в счет отпуска может быть любым, если он находится в пределах нормы времени.
Если одна из оставшихся после разделения частей содержит не менее двух полных календарных недель, то количество отгулов может быть любым, главное здесь – согласование с руководителем.
Отгул в счет отпуска, образец заявления
Когда все нюансы будут улажены, предприятием издается приказ, разрешающий предоставить отпуск. Работник обязан ознакомиться с приказом под роспись, после чего получить отпускные в бухгалтерии. Процедура оформления 1, 2 или нескольких дней аналогична обычному очередному отпуску.
Нужно обязательно указать год, за который у работника сохранилось несколько дней. Оплата дополнительных дней для отдыха, которые берутся в счёт будущего отпуска, производится точно так же, как и оплата самого отпуска. То есть рассчитывается средний заработок за день, а потом умножается на то количество дней, которое берёт работник. Но так как отпуск разбивается на части, то средний заработок работника в одном месяце может отличаться от такого же показателя в другом месяце. Поэтому при каждом предоставлении части отпуска необходимо делать перерасчёт. Таким образом, труженик должен брать один день в счёт будущего отпуска 14 раз в год.
Нормативное регулирование
При необходимости получения нескольких (или одного) дней для решения вопросов личного характера работнику следует руководствоваться действующим законодательством и нормативными документами компании. Оплачиваемый отгул можно считать по своей сути однодневным отпуском, который будет оплачиваться соответствующим образом.
Регламентируются правила получения внеочередного отгула в счет отпуска и последовательность действий при этом следующими статьями действующего законодательства:
- статья 114, в которой говорится о праве каждого работника получения ежегодного оплачиваемого отпуска с сохранением рабочего места даже при отсутствии работы на предприятии;
- статья 125, согласно которой работник может получить отпуск не в виде единой даты, а с разбитием его на отдельные части различной протяженности. Единственным условием в данном случае следует считать длительность одной из частей такого отпуска не менее двух недель;
- статья 136 предусматривает период выплат денежных компенсаций (в течение трех дней) при отстранении работника от выполняемых им служебных обязанностей на период отпуска.
Как оплачивается отгул в счет отпуска?
Оплата отгула, взятого в счет основного или дополнительного отпуска, производится в соответствии с ТК РФ по тем же самым принципам:
- Определяется размер произведенных выплат за последние 12 месяцев. Из этого периода исключается время, в которое за сотрудником сохранялся средний заработок, а также получение пособия по беременности и родам либо больничного, проведение забастовки на предприятии, дополнительные дни для ухода за ребенком-инвалидом, дни освобождения от работы по инициативе руководителя.
- Полученный среднегодовой заработок делится на 12 месяцев и на среднее количество дней в месяце – 29,3;
- Деньги выплачиваются за 3 дня до отгула после удержания НДФЛ и страховых взносов.
Важным моментом в оформлении отгула является то, имеет ли сотрудник право на получение части оплачиваемого отпуска, или нет. Если такое право у него имеется, получить дополнительный выходной или кратковременный отпуск не составит труда.
Однако даже в случае полного использования отпуска, отгул может быть получен при наличии уважительной причины, подтвержденной документально.
Важно помнить, что право на предоставление краткосрочного отпуска есть у каждого сотрудника, но решение по каждому заявлению работодатель принимает в индивидуальном порядке.
В то же время, статья 125 ТК РФ оговаривает перечень лиц, отказать которым в предоставлении кратковременного отпуска нельзя. А именно, это касается:
Это важно знать: Можно ли уволить в последний день отпуска
- участников Великой Отечественной войны;
- пенсионеров по возрасту, продолжающих трудится;
- инвалидов;
- супругов или родителей военных, которые погибли входе выполнения своих обязанностей.
О сроках максимального предоставления отгулов данным категориям лиц говорилось выше. Однако стоит помнить, что отказ в предоставлении кратковременного отпуска такому сотруднику может повлечь за собой административную ответственность для работодателя.