Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности архивариуса – перечень составляющих». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.
II. Должностные обязанности
2.1. Основными задачами архивариуса являются:
— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);
— создание справочного аппарата к ним;
— подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;
— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;
— [вписать нужное].
2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
— организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
— принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
— участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;
— в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
— подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
— ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
— участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
— следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
— контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
— выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
— участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;
— принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;
— [вписать нужное].
2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.
Архивариус: особенности профессии
Согласно Квалификационному справочнику должностей, утвержденному Постановлением Министерства труда РФ №37 от 21.08.1998, архивариус является отдельной профессией.
Архивариус — это должностное лицо, в обязанности которого входит обеспечение сохранности документов в архиве, их своевременная опись и ликвидация (после того как обязательный срок хранения истечет). Обязанности архивариуса для резюме чаще всего включают в себя:
- создание системы хранения документов на предприятии;
- их отбор, упорядочивание и использование по запросам подразделений;
- контроль над ведением делопроизводства в компании и др.
Полный список обязанностей архивиста приведен в должностной инструкции, с которой обязаны знакомить каждого работника.
А вот что должен знать архивариус:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
- требования законов к системе делопроизводства;
- порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
- порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
- порядок ведения учета и составления отчетности;
- структуру предприятия;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации технических средств;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
Архивариус: особенности профессии
Согласно Квалификационному справочнику должностей, утвержденному Постановлением Министерства труда РФ №37 от 21.08.1998, архивариус является отдельной профессией.
Архивариус — это должностное лицо, в обязанности которого входит обеспечение сохранности документов в архиве, их своевременная опись и ликвидация (после того как обязательный срок хранения истечет). Обязанности архивариуса для резюме чаще всего включают в себя:
- создание системы хранения документов на предприятии;
- их отбор, упорядочивание и использование по запросам подразделений;
- контроль над ведением делопроизводства в компании и др.
Полный список обязанностей архивиста приведен в должностной инструкции, с которой обязаны знакомить каждого работника.
Положительные и отрицательные стороны
Как и любая другая профессия, она имеет свои положительные и отрицательные стороны и прежде чем определиться с ней, необходимо ознакомиться с этими плюсами и минусами.
Основное преимущество профессии архивариус заключается в том, что:
- специальное образование не требуется;
- физически не сложная умственная работа;
- на рабочем месте всегда тишина и покой;
- работник может проявить творческий подход к делу;
- напряженность обстановки сведена к минимуму.
Без недостатков также не обходится:
- невысокий порог заработной платы;
- отсутствие карьерного роста;
- самая скучная профессия.
Где востребован архивариус
Финансовые, страховые компании, государственные учреждения, банки и другие предприятия с высоким документооборотом нуждаются в архивариусе. Архивисты Загса хранят такие важные документы как копии свидетельств о рождении, заключении брачного союза, смерти.
Сотрудники архивов в музее следят за систематизацией экспонатов по видам и отношению к периоду истории.
Работники архивных отделов любых учебных заведений следят за сохранностью копий дипломов, хранят записи о студентах, а также о сотрудниках.
Медицинская сфера без архивариуса тоже не обходится. В поликлиниках и больницах необходим строгий контроль карточек, историй болезней пациентов.
Научные лаборатории имеют архивные отдел, где обрабатывается и систематизируется вся информация об исследованиях и опытах.
Частным лицам помощь архивариуса может понадобиться при составлении генеалогического древа или упорядочения большого объема бумаг.
Профессиональный стандарт — что это такое?
Профстандарт 2020 представляет собой характеристику квалификации. Которая необходима работнику для того, чтобы он мог работать в определенной профессии.
Данное понятие включает в себя требования к навыкам и умениям.
также опыту работы.
Популярные материалы раздела
Машина в наследство порядок действий продажа
Как узнать сумму своих накоплений в фонде благосостояние
Обязательно ли обращение в гибдд при дтп
Где проверить готовность вида на жительство челябинск тракторозаводской р н
Тест при устройстве на работу в детскую поликлинику
Какой орган от имени государства получаетнаследство
1.1.Специалист архива Общества (Филиала) осуществляет выполнение работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале).
1.2.Специалист архива Общества (Филиала) относится к категории специалистов Общества (Филиала), назначается и освобождается от занимаемой должности Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала).
Функции, права, должностные обязанности Специалиста архива могут быть переданы любому сотруднику Общества (Филиала) по усмотрению Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала), при этом такой сотрудник несет ответственность, предусмотренную настоящей Должностной инструкцией.
1.3.Специалист архива подчиняется непосредственно Исполнительному директору Общества (Руководителю Филиала).
1.4. Специалисту архива устанавливается нормированный рабочий день.
1.5. В своей работе Специалист архива руководствуется:
- требованиями действующего законодательства РФ; нормативными документами Федеральной Комиссии по рынку ценных бумаг и другими документами, регламентирующими работу с ценными бумагами; Уставом ОАО «Сибирский реестр» (Положением о филиале); Правилами ведения реестров владельцев именных ценных бумаг ; Порядком хранения и защиты информации и другими внутренними нормативными документами Общества; Приказами и распоряжениями вышестоящего Руководства Общества (Филиала); настоящей Должностной инструкцией.
2. ФУНКЦИИ
На Специалиста архива возложены следующие функции:
- Осуществление работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале). Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступающих в архив.
· Контроль за состоянием документов в помещении архива.
- Подготовка справочного аппарата к хранящимся в архиве документам. Организация отбора документов с истекшими сроками хранения.
3. ОБЯЗАННОСТИ
К непосредственным обязанностям Специалиста архива входит выполнение следующих работ:
- Обеспечение в установленном порядке приема, регистрации, систематизации, хранения, учета и выдачи документов, поступающих в архив, и их комплектование по соответствующим папкам. Прием-передача из Филиала в головную организацию Общества документов и копий документов, подлежащих хранению в архиве головной организации, контроль за полнотой передаваемых документов, своевременным поступлением документов на хранение, правильностью оформления описи поступающих дел в соответствии с внутренними документами, утвержденными Обществом. Обеспечение сохранности документов, принятых на хранение, осуществление контроля за состоянием документов в помещении архива, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Обеспечение конфиденциальности сведений , содержащихся в документах. Создание справочного аппарата к хранящимся в архиве документам, облегчающего учет и использование архивных документов. Выдача в соответствии с поступившими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, оказание методической помощи в поиске необходимых документов. Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив, проверка правильности формирования дел при передаче их в архив. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Составление установленной внутренними нормативными документами Общества отчетности. Ведение учета документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива, систематизация и размещение дел. Участие в проведении работ по экспертизе ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения, отбор документов с истекшими сроками хранения. Составление описи дел для передачи документов в государственные архивы, составление актов об уничтожении передаче в другие организации на хранение документов, сроки хранения которых истекли. Участие в разработке внутренних документов Общества, касающихся порядка ведения архивного дела. Соблюдение требований законодательства РФ, Правил внутреннего трудового распорядка, Правил техники безопасности , охраны труда , противопожарной защиты и других, относящихся к деятельности Специалиста архива, требований, содержащихся во внутренних нормативных документах Общества (Филиала). Проведение санитарно-гигиенических мероприятий в архиве.
4. ПРАВА
Специалист архива имеет право:
- Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка выдачи документов из архива. Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка подготовки к сдаче документов в архив. Инструктировать сотрудников Общества (Филиала) о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Выносить вопросы, связанные с его деятельностью, на рассмотрение Исполнительного директора Общества (Руководителя Филиала). Получать необходимые разъяснения и консультации по вопросам своей деятельности и деятельности Общества (Филиала) у вышестоящего Руководства, Юриста, Контролера Общества (Филиала). Требовать от вышестоящего Руководства Общества (Филиала) создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей. Ограничивать доступ в архив сотрудников Общества (Филиала) в соответствии со списком лиц, имеющих право доступа в архив, определенном и утвержденном Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала). Выполнять другие должностные обязанности по поручению вышестоящего Руководства Общества (Филиала).
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Специалист архива несет предусмотренную внутренними нормативными документами Общества (Филиала) и законодательством РФ ответственность:
- За некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией. За разглашение конфиденциальной информации, содержащейся в хранящихся в архиве документах.
6. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
6.1. На должность Специалиста архива принимается дееспособное физическое лицо, удовлетворяющее следующим квалификационным требованиям. Специалист архива:
- Должен иметь высшее образование . Должен иметь стаж профильной работы не менее 1-го года. Должен иметь опыт работы с персональным компьютером, программными продуктами.
6.2.Специалист архива должен владеть вопросами:
- действующего законодательства об архивации документов организации и в соответствии с его деятельностью; порядка оформления документов, поступающих в архив; структуры Общества (Филиала); порядка приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользованием ими; культуры труда и служебной этики; охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
Обязанности и права рабочего архива
Трудящийся на такой должности имеет следующие права:
В обязанности архивариуса входит обязательное руководство следующими законодательными актами:
- нормативно правовой базой Российской Федерации;
- внутренним трудовым распорядком предприятия, которое разрабатывается внутри подразделения на основании типового положения, и утверждается главой подразделения. Архивариус с таким локальным документом должен быть ознакомлен под роспись;
- распоряжениями и приказами сотрудников, которые ведут надзирательную деятельность за его работой, то есть вышестоящего начальства;
- своей профессиональной инструкцией. С которой в обязательном порядке должен быть ознакомлен.
Также работник архива обязан подчиняться своему непосредственному руководителю (управляющему канцелярией или начальнику кадрового отдела), и соблюдать субординацию.
Права и ответственность архивариуса
Для выполнения должностных функций сотрудник всегда наделяется полномочиями, имеет права и несет ответственность за их качественную реализацию. Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованные при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.
Специалист имеет право:
4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива.
4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).
4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию специалиста архива.
4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.
4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.
Специалист несет ответственность за:
5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.
5.2. Невыполнение распоряжений и поручений директора Учреждения.
5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.
5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.
5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
За вышеперечисленные нарушения специалист может быть привлечен, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист архива», утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.
Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).
Ценные государственные документы собирались и хранились особенным способом еще во времена древнего Рима, Греции и Египта. Археологические раскопки, производимые на этих территориях позволяют исследователям достоверно утверждать, что профессия архивариуса имеет долгую историю. Подтверждают этот факт найденные инструкции о методиках ведения архивного документооборота прикладного и исторического характера.
Еще в 18 веке, благодаря императору Петру 1,в Российской Империи появились первые представители этой профессии. В «Генеральном регламенте» 1720 года прописана необходимость в каждом госоргане власти создать архивный отдел и выделить человека, который будет писать, а также заносить в реестр судебные акты. Должность получила название «актуариус», т.е. судебный писец.
Должностные обязанности актуариуса с годами только росли и вышли за пределы судопроизводства. Тогда профессия получила название архивариус.
С 1917 года при правлении государством В.И. Лениным, в каждом учреждении велся строгий документооборот архивных файлов. В учет входили не только документы с информацией о национализации церквей, усадьб, монастырей. Тщательно и бережно хранились сведения о выдающихся ученых, композиторах, художниках. Уничтожение подобных архивов каралось на законодательном уровне. Полный контроль и ответственность возлагались на архивариусов. Современное название специальности – архивист.
В 2002 году все архивисты страны ежегодно 10 марта отмечают профессиональный праздник.
Где обучают профессии?
Стать студентом отделения «Документоведения и архивоведения» можно в 90 вузах страны.
- Около 10 учебных заведений находятся в Москве. К примеру, МГИМО, Московский технологический университет, Государственный университет управления, РГГУ и другие.
- В Санкт-Петербурге гуманитарный университет профсоюзов, Ленинградский госуниверситет, государственный университет промышленных технологий и дизайна.
- 4 вуза в Екатеринбурге.
- По 3 вуза в Казани, Нижнем Новгороде, Уфе, Краснодаре.
- По 2 университета в Улан-Удэ, Саратове, Самаре, Иркутске, Мурманске, Барнауле.
Получить специальность можно в колледже или техникуме, а также пройдя соответствующие курсы по переподготовке.
Архивариус – это хранитель документов в организации. Он должен систематизировать документы и обеспечить им условия для бережного хранения в течение многих лет и удобного поиска при необходимости. В инструкции обычно прописываются следующие должностные обязанности:
- ведение делопроизводства на предприятии. Можно указать, что документы будут храниться и систематизироваться в электронной и бумажной форме;
- приемка документов на архивное хранение с соответствующей регистрацией;
- организация хранения документов, переданных в архив из всех отделов предприятия;
- обеспечение доступа сотрудников предприятия к архивным документам по запросу, выдача бумаг по требованию;
- подготовка отчетности, заполнение реестров, ведение журналов и подготовка иных форм отчетов по требованию руководителя.
Дополнительно в инструкцию могут быть включены требования, связанные с общей организацией труда, обеспечением сотрудничества со всеми отделами и подразделениями организации, соблюдением нормативов пожарной безопасности и не только.
На пост архивариуса может быть принят специалист с профильным начальным профессиональным образованием. Наличие стажа работы не требуется. Также должность может получить соискатель с полным средним образованием, прошедший специальную подготовку в рамках установленной программы. Наличие опыта работы в такой ситуации тоже не становится определяющим фактором.
Профессиональный архивариус должен:
- знать единую систему делопроизводства;
- ориентироваться в нормативных актах, содержащих положения по правилам ведения архивов;
- владеть принципами составления документации, оформления дел, их подготовки к хранению или практическому применению;
- уметь составлять отчеты, оформлять акты;
- владеть навыками обращения с современными техническими средствами, применяемыми в архивах;
- уметь принимать, оценивать, проверять, хранить и утилизировать документы.